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ESQUEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Informamos que por razones de impedimento tecnológico e inconveniencia comercial, Supertiendas y Droguerías Olímpica S.A. continua trabajando en la alineación de los procesos logísticos, comerciales, financieros, y de infraestructura tecnológica necesaria para iniciar facturación electrónica, incluyendo las características que garanticen su originalidad y validez legal (Código CUFE y QR impresos) con un proceso previo de validación de los requisitos ante la DIAN (archivo XML).

Si usted es Gran Contribuyente que está obligado por la DIAN o es voluntario a la emisión de facturas electrónicas, Supertiendas y Droguerías Olímpica S.A. dispondrá de los siguientes canales para la recepción de sus facturas electrónicas, de los cuales podrá seleccionar (1) una única opción:

1. Interoperabilidad: comunicación entre proveedor tecnológico emisor y proveedor tecnológico receptor a través del estándar emitido por la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico. Ver anexo.

2. Portal web CEN Financiero: Si usted decide enviar sus facturas a través de éste medio; recibirá a través de nuestro proveedor tecnológico Carvajal Tecnología y Servicios un usuario y contraseña de acceso para que pueda cargar manualmente sus facturas electrónicas, consultar los acuses de recibo, aceptación y rechazo de las mismas.

3. Buzón de correo: enviará sus facturas a través del correo electrónico facturacionelectronica@olimpica.com.co En este caso, usted debe registrar el correo electrónico del envío de sus facturas, el cual deberá ser único. Las facturas serán recibidas en formato .xml y/o .pdf.

Su facturación electrónica deberá cumplir con los requerimientos exigidos por la DIAN en el decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015, y adicional deberá incluir los siguientes campos en el archivo .xml y su representación gráfica para ser validado frente al aviso de recibo valorizado emitido por Olímpica

Durante la recepción del bien o servicio adquirido:

· Número de pedido u orden de compra (previamente emitido por Olímpica)

· Número de aviso de recibo valorizado (previamente emitido por Olímpica)

· Centro o punto de recepción de la mercancía o servicio.

· A nivel de posiciones se requieren los siguientes datos: código EAN, descripción, valor unitario, porcentaje de IVA, porcentaje o valor de descuento(s) (incluido descuento confidencial), valor unitario del impuesto al consumo, cantidad y valor total.

Desde la orden de compra se deben verificar si las condiciones de precios de lista, descuentos comerciales (y en los casos que aplique los descuentos confidenciales), impuestos y productos sean las pactadas previo al despacho de su mercancía; de no ser coincidentes, deberá tramitar a través del funcionario de Olímpica respectivo, los ajustes a la base de datos y la orden de compra, con el fin de que las facturas electrónicas no sean rechazadas por novedades en la recepción.

Al momento de la entrega de la mercancía, agradecemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. El proveedor deberá entregar a Olímpica la mercancía junto con una representación gráfica de la factura.

2. Olímpica entregará al proveedor el documento “Aviso de Recibo Valorizado” firmado y sellado, como constancia de recibo. Así mismo se enviará al correo electrónico que tenga registrado el proveedor, una copia del “Aviso de Recibo Valorizado”.

3. En caso que la representación gráfica de la factura presente diferencias con el Aviso de Recibo Valorizado, su factura será rechazada mediante el mecanismo establecido por la DIAN a través de nuestro proveedor tecnológico Carvajal T&S. Los ajustes posteriores que sean necesarios por devoluciones, rechazos, faltantes, otros, se realizarán mediante Nota Crédito, con un proceso de validación previo de los requisitos ante la DIAN (archivo XML). Así mismo, se realizará validación así:

Con relación a factura específica, el proveedor deberá relacionar en la nota crédito: Número de factura

Por devolución de mercancías sin asocio de facturas, el proveedor deberá relacionar en la nota crédito:

No. De pedido de devolución

Sustitución de factura por rechazo:

• La nueva factura electrónica deberá cumplir con los requisitos señalados y conciliar con el aviso de recibo valorizado. La representación gráfica de la factura deberá ser radicada en el centro de distribución o punto de venta donde se efectuó la entrega de la mercancía.

Las notas crédito que no tengan asociado el número de factura o el número de pedido de devolución, serán contabilizadas para descuento.

Con el propósito de dar cumplimiento a estas disposiciones y de preparar nuestros sistemas para la recepción de documentos electrónicos, agradecemos diligenciar el formulario adjunto aquí y enviarlo al correo electrónico: actualizaciondatosfe@olimpica.com.co